Cómo blindar tus relaciones y contratos con proveedores y clientes

Cumplir con lo pactado no siempre es posible. Ni aunque ese acuerdo, ya sea con el cliente o con el proveedor, esté minuciosamente detallado en un contrato. Eso sí, ayuda a tener todo mejor atado ante situaciones como impagos, retrasos, incumplimiento de condiciones, etc. Pese a su importancia, muy a menudo no se da la relevancia que tiene a latarea de gestionar contratos. ¿Sabemos que las consecuencias de un mal contrato son siempre peores que el beneficio que puedas obtener de él?

A continuación encontrarás una serie de consejos sobre cómo evitar sorpresas típicas de contratos menos elaborados y nos orienta sobre cómo podemos anticiparnos a los problemas con ellos y contar con un plan B.

Consejos para una negociación eficiente

La negociación es un proceso presente en el día a día de todos los seres humanos. Enla actualidad, en un mundo cada vez más competitivo, debemos ser capaces de afrontar negociaciones exitosas que permitan resguardar los intereses de la compañía en cada una de sus compras y ventas; la reducción de costes, la fijación de precios, el poder de compra, la capacidad de persuadir… Estos son solo algunos de los conceptos que deben tener presente los negociadores para ser más eficaces en los resultados.

Una buena forma de comenzar una negociación es mantener una sólida comunicación con los participantes. Tengamos en cuenta que un buen comienzo puede ser clave para el desarrollo de la relación, y aunque el esfuerzo siempre tiene que ser grande, en las primeras fases de las conversaciones debe ser aún mayor.

No todos los clientes o proveedores son iguales, por lo que siempre tenemos que estar preparados e informados para todo. Por ejemplo, conocer e investigar los costes del sector del proveedor, mantener conversaciones con diferentes partners, etcétera, es el mejor camino para aprender.

Hay que asegurarse de que en la negociación ambas partes hablen el mismo idioma, y no nos referimos al español. Cada sector posee unos tecnicismos específicos y no dominarlos transmitirá a la otra parte la sensación de que no sabemos lo que queremos comprar o vender. No obstante, todo ello, teniendo claroque esos tecnicismos quedan claros a la otra parte también.

Igualmente, habrá que buscar puntos win-to-win, o lo que es lo mismo, en donde todos salgamos ganando. Para ello, puede que nosotros tengamos que renunciar a algo. Por ejemplo, es posible que consigamos una bajada significativa del precio a cambio de firmar por un periodo más amplio de tiempo.

Del mismo modo, deberán quedar clarísimos todos las bases de la relación (recursos, tiempos de ejecución, posibles complicaciones, política de pagos….). Cuanto más detallado, mejor. Tengamos en cuenta que lo que puede estar muy claro para nosotros, para nuestro cliente puede ser una gran duda.

Importancia de tener contratos siempre firmados

Los contratos firmados son un medio de prueba idóneo en caso de imprevistos con clientes y proveedores. Aunque la mayoría de los contratos no son necesarios para que un acto legal exista, sí nos sirven para demostrar el acuerdo al que llegamos con la otra parte.

¿A qué es muy importante que tengas contratos laborales firmados con los empleados en donde se señalan las condiciones de contratación? Con los clientes y proveedores pasa lo mismo.

Es muy importante tener contratos firmados con quienes nos suministran bienes fundamentales para nuestro proceso productivo, nuestros principales proveedores y, en general, con aquellos que supongan individualmente el 10% o más de los gastos.

Por otro lado, la ventaja de tener contratos firmados con los clientes es que queda «claro» lo que el cliente espera de nosotros y vicerversa. En definitiva, puede protegernos y ahorrarnos de muchos malentendidos.

Hablemos claro de dinero… por si las moscas

Si es vital que la parte económica quede muy clara cuando cerramos un contrato, ¿por qué, en muchas ocasiones, nos da miedo sacar el tema? Su importancia no reside únicamente en cobrar de forma correcta, sino, también, porque las equivocaciones sobre términos monetarios suelen terminar en los tribunales y, además, nos servirá para cubrirnos las espaldas en ambas direcciones.

El incumplimiento de plazos es una realidad que afecta a pymes y empresas a pesar de las leyes para evitarlo. El número de empresas que pagan antes de los 60 días estipulados por la ley no llega al 50%. Es más, según el Informe sobre Morosidad: Estudio Plazos de Pago en España 2016, siete de cada diez autónomos y pymes (68%) se ven obligados a firmar contratos que exigen plazos de pago que superan los 60 días de límite que marca la Ley.

El plazo medio de pago a proveedores se redujo en 2016 tanto en el sector público (5,3%) como en el privado (9,4%), pasando respectivamente de 75 a 71 y de 85 a 77 días, aunque manteniéndose lejos de los 30 y 60 días que establece la ley. Por lo que la mejor opción es poner las cartas encima de la mesa desde el principio.

En definitiva, lo ideal es que la relación con nuestros clientes y proveedores transcurra sin ningún tipo problema. Sin embargo, algo tan simple como que cliente y proveedor cumplan lo pactado, no siempre ocurre.