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Cómo hacer la factura perfecta



Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Esta es la definición de factura, factura de compra o factura comercial que podemos encontrar en el diccionario. Las facturas son elementos imprescindibles para cualquier empresa ya que la información fundamental que aparece en ella debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, incluyendo además la fecha de devengo y la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes, sin olvidar indicar el tipo de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.

Existen además muchos tipos de facturas siendo los más frecuentes la ordinaria, que documenta la entrega de productos o la provisión de servicios junto a los impuestos aplicables y los precios; la simplificada, que documenta la entrega de productos y/o servicios pero con un número reducido de datos; la rectificativa, que documenta las correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones; y la recapitulativa, que documenta agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un periodo de tiempo.

Por estas y otras características cualquier empresario o personal de un equipo financiero que las maneje tiene que cuidar muy bien su elaboración y gestión para que, a la hora de cobrar, no haya ningún error y/o retraso. Algunas cosas que no hay que olvidar es incluir el nombre de la empresa y el contacto, así como una dirección de e-mail y teléfono para que puedan contactar contigo. Incluir la fecha de la factura también es importante, tanto la fecha de envío como la fecha de vencimiento del pago.

Reflejar claramente el tipo de producto vendido o de servicio realizado también ayuda mucho a quién tiene que realizar el pago. Si hablamos de pagos, incluye también si es a 30, 60 o más días. La forma en la que quieres recibir el pago, cuenta bancaria, a través de tarjeta, en efectivo…también ha de aparecer claramente en la factura.

Una modalidad interesante es la factura electrónica que sustituye a la versión en papel y facilita la automatización de la entrada de datos en cualquier solución de facturación. Lejos de ser algo engorroso, aumenta la seguridad en cualquier negocio ya que al transmitirse las facturas por medios electrónicos entre emisor-receptor se reducen las posibilidades de que una factura se pierda durante el envío. Otro beneficio de la eFactura es la reducción de costes, ya que se estima que enviar una factura electrónica tiene un coste 30 veces inferior a seguir facturando de forma tradicional. Si quieres calcular tu ahorro al usar esa modalidad, compruébalo en nuestra calculadora.

Así que, si eres de los que pasa el día rodeado de facturas y más facturas, y quieres saber cómo crear la factura perfecta, no puedes olvidar:


  • Qué debe incluir una factura básica, número y serie, fecha de expedición, datos, domicilio del expedidor y destinatario, entre otros datos
  • Que tienes siempre una opción B, la factura simplificada que sustituye a los tickets
  • Todos los tipos de facturas como la ordinaria, la proforma, la recapitulativa, la electrónica o la correctora
  • Cómo una solución de facturación puede ayudarte si quieres convertirte en el “AS” de la facturación de tu departamento financiero

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Infografía

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