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Deja de perder el tiempo "facturando"



Facturas, facturas y más facturas. En ocasiones, las mesas de las áreas financieras de cualquier empresa o de los gerentes de pequeñas empresas están llenas de estos documentos. “Papeles” que no se cobran por “arte de magia” y que, habitualmente, su gestión conlleva mucho tiempo en el día a día.

Pero, ¿cuáles son las reglas básicas de un correcto proceso de facturación? En primer lugar, no hay que olvidar que las tareas de facturación comienzan a primeros de mes, cuando entra cada pedido. En ese momento, los encargados de estas tareas tendrán que incluir en los sistemas de facturación la información necesaria a final de mes. Será importante establecer un método que elimine duplicidades y conseguir que realicen un seguimiento proactivo de estas labores.

Otro punto importante para cualquier responsable de facturación será la de encontrar a la persona indicada en cada cliente a quien reclamar los pagos (en el caso en el que haya que hacerlo, mejor tenerlo identificado). No olvides que la efectividad de los mensajes cambiará según el tono y el diseño de las facturas que uses. Por último, un procedimiento a medida de las necesidades de tu empresa y unos timings a cumplir a rajatabla será algo esencial. Recuerda anotar cuándo envías las facturas, cuándo las reclamas y/o qué información incluyes/omites.

En ocasiones, será también importante cuidar el formato y el diseño de las facturas que mandas. Algunos consejos para hacer que tu factura sea tu mejor carta de presentación son incluir el logotipo de la empresa de modo visible (así como los datos de contacto); destacar la cantidad y la fecha de vencimiento (de tal modo que el cliente tenga claro, de un simple vistazo, cuándo y cuánto debe abonar); hacer un desglose de las facturas siendo realista (describe los productos y servicios prestados para que el cliente entienda que está pagando, pero evita incluir conceptos banales o abstractos); facilita varias opciones de pago (es recomendable hacerlo, pero no dejes de asegurarte de que se cumplan a rajatabla); asegúrate de que la factura va a nombre de la persona adecuada (siempre que puedas, dirígete al responsable financiero de la empresa en cuestión); y revisa, revisa y revisa…hasta tres veces lo escrito (es importante evitar errores tipográficos o de cálculo pero, sobre todo, para asegurarte de que la información no contiene errores a los que pueda atenerse el cliente para atrasar el pago).

¿Quieres saber cómo dejar de perder el tiempo “facturando”?

En ocasiones, en una lucha constante por ser más eficientes trabajando, todos los departamentos de una empresa buscan cómo ahorrar tiempo (y dinero) en las tareas más mecánicas. Y a la cabeza de esa carrera por la optimización están los departamentos contables. Si trabajas en un área de contabilidad, en esta infografía de descarga gratuita encontrarás algunos consejos para hacer más eficiente tu proceso de facturación:


  • Calcula cuánto tiempo pierdes cada mes recopilando información, comprobando datos, exportando el documento y mandando e-mails. Cada factura supone una media de 7 minutos (por lo que una pyme pierde casi 6 horas facturando cada mes).
  • Entiende el verdadero coste de factura “a mano” ya que, el verdadero valor de un contable no reside en facturar sino en analizar y optimizar la contabilidad de la empresa. Todo el tiempo que pierdes facturando no lo empleas en reducir costes operativos y/o en dedicarte a buscar financiación.
  • No te olvides de los cobros, el proceso de facturación es tanto la emisión como el cobro. Hacerlo a mano supone que algún pago puede retrasarse o incluso “traspapelarse”.

Con todo ello, no olvides que una solución de contabilidad y facturación te ayudará en estas tareas para unificar y facilitar toda la información contable de tu empresa y reducir al mínimo el tiempo que te lleva facturar y controlar los cobros mes a mes.

Descubre más en esta infografía. Puedes descargarla en formato PDF y compartirla en tus canales sociales.

Infografía

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