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Balance de comprobación

Términos empresariales más comunes

Los conceptos más especializados explicados en una terminología sencilla.

Balance de comprobación

Un balance de comprobación (o balance de comprobación de sumas y saldos) es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista o extracto de los saldos o del total de los débitos y del total de los créditos. De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero y las operaciones realizadas en el periodo.

El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. La revisión de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de comprobación nos da la garantía de que todo está en orden.

En el balance de comprobación se reflejan todas las cuentas del Libro Mayor y se indica, para cada una de ellas y en la columna correspondiente, la suma de todas las anotaciones que tienen tanto en el Debe como en el Haber. Por tanto, agrupa los saldos de todas las cuentas que hayan funcionado durante el periodo considerado.

El artículo 28 del Código de Comercio señala que: "Al menos trimestralmente se transcribirán (al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de comprobación".

Es importante saber elaborar, paso a paso, el balance de comprobación, una de las tareas a las que primero han de enfrentarse los profesionales recién llegados a las empresas. Este balance se puede elaborar en cualquier momento que sea necesario, aunque se acostumbra a realizarlo a finales de mes, como una medida para controlar que las operaciones del Libro Diario se han trasladado al Libro Mayor.

El balance de comprobación puede ser elaborado de dos maneras: por totales o por saldos. En el primer caso, una vez registradas las operaciones de un periodo al Mayor, por ejemplo, de un mes, se procede el total de cargos y el total de abonos de cada una de las cuentas que conforman el Mayor general, y luego se formulará el balance de comprobación a esa fecha, colocando los nombres de las cuentas y los totales de sus cargos y los de sus abonos. Completada la relación sumatoria de todos los cargos y abonos, estos deberán ser iguales.

En el segundo caso, por saldos, una vez realizados los asientos y los pases, hay que determinar el saldo que debe tener cada cuenta. El saldo vendrá dado por la diferencia (Debe – Haber = Saldo), teniendo en cuenta el Debe mayor al Haber – Cuenta de saldo deudor; y el Debe menor al Haber – Cuenta de saldo acreedor. La suma de las cuentas del saldo deudor deberá ser igual a la suma de las cuentas del saldo acreedor.

Todo balance de comprobación deberá contener el nombre del negocio (la razón social); la especificación del balance de comprobación; el periodo o fecha; el folio (código) de cada cuenta; el nombre de cada cuenta; y el total y saldo deudor y acreedor de las cuentas.

Si un balance de comprobación no cuadra, seguramente existirá un error en algún asiento del Libro Diario, o un error al hacer el balance. En este caso, lo más útil es repasar los asientos del Diario, o, a falta de los mismos, será necesario volver a rehacer el balance. Pero siempre será posible localizar esos errores con algunos consejos. Por ejemplo, esos errores pueden venir por la omisión o repetición de alguna cifra o cuenta; por la anotación de una partida deudora en el haber o viceversa; y/o por la inversión o baile de números que componen la cuenta.

Otro balance importante, además del de comprobación, es el balance de situación, el cual se usa para informar sobre la situación económica de la empresa en cualquier momento del ejercicio en el que se encuentre ese negocio. En el mismo se reflejan y se agrupan todos los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa, mostrando sus saldos reales agrupados, representando la situación patrimonial del negocio en cualquier momento, para así poder hacer comparaciones con los ejercicios de años anteriores.

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