Es una relación detallada de los diferentes elementos que componen el patrimonio de una persona o empresa en un momento determinado. Representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una operación (compra, alquiler, venta, uso o transformación). Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante.
Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados.
Existen distintas clasificaciones de los inventarios. Así, según su forma tenemos:
1. Inventario de Materias Primas. Materiales con los que se elaboran los productos, aún no procesados.
2. Inventario de Productos en Proceso de Fabricación. Bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales que están en proceso de fabricación o transformación. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
3. Inventario de Productos Terminados. Bienes ya transformados para ser vendidos como productos elaborados.
4. Inventario de Suministros de Fábrica. Materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (pintura, por ejemplo).
5. En las empresas comerciales podemos hablar de Inventario de Mercancías. Bienes que compra la empresa para luego venderlos sin ser modificados. En esta cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).
Se tienen dos métodos o sistemas básicos de control de inventarios:
1. Sistema de inventario periódico. Consiste en la realización de un inventario de forma que se recuenten físicamente las existencias que sean propiedad de la empresa. Con este método la empresa no lleva un registro continuo del stock, sino que se realiza el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se recogen en los informes financieros. Las unidades físicas contadas se multiplican por el valor asignado a cada coste unitario, dando lugar al valor de las existencias que deberá aparecer en el activo.
Principales características de este sistema:
- Es costoso, porque muchas veces implica paralizar la actividad de la empresa para llevar a cabo el recuento físico de la mercancía. A cambio, tiene un menor coste de control.
- No se conoce con exactitud el volumen de existencias en cada momento y por tanto no permite llevar a cabo un seguimiento adecuado ni una correcta política de productos (mermas, roturas, rotaciones, etc.)
- Este método restringe el tratamiento contable de las existencias al sistema especulativo, dado que no existe un control detallado de entradas y salidas del almacén.
2. Sistema de inventario permanente o perpetuo. Existe control de entradas y salidas tanto en unidades físicas como por su valor a través de unos registros de entradas y salidas. Permite el conocimiento en todo momento del valor de existencias a lo largo del ejercicio y, de forma derivada, de los resultados. Con este método la empresa mantiene un registro continuo de sus existencias y los costos de los productos o mercancías que ha vendido.
Ventajas de este método sobre el periódico:
- Permite un mejor control de los artículos. Se dispone de información en tiempo real de los niveles de inventarios, rotaciones, evolución de precios, etc. Ello mejora la gestión y la hace más eficaz y eficiente.
- Facilita el recuento físico en el caso de que esto sea necesario para llevar a cabo una verificación del inventario.
- Permite reducir costes y ofrecer un mejor servicio a los clientes.
Las aplicaciones recuento físico periódico, con el fin de comprobar el mismo y detectar y ajustar las diferencias detectadas que pudieran deberse a deterioros, pérdidas y robos. Al seguir el inventario permanente, la empresa puede elegir cualquier tratamiento contable, especulativo o administrativo, ya que posee la información como para poder llevar a cabo los dos sistemas.
