Así es como podrás dejar de perder el tiempo con la facturación (infografía)

Qué levante la mano quien se haya sentido alguna vez saturado o estresado con temas relacionados con la facturación o los impuestos que se tienen que aplicar.

Y es que siempre se da la misma situación. Facturas y más facturas que se acumulan en las mesas del área financiero a la espera de ser archivadas o gestionadas. El típico papeleo al que no se le tiene mucho cariño porque sabemos que conllevará mucho tiempo ponerlo al día y que no se cobrará por “arte de magia”.

No somos conscientes de cuánto tiempo perdemos cada mes con la facturación en el caso de hacerla “a mano” en un Excel o un Word. Entre que recopilamos información, comprobamos datos, mandamos los emails, etcétera, una pyme pierde casi 6 horas facturando cada mes. Y es que la facturación no es solo la emisión de la misma, sino también su cobro. ¿Somos conscientes de que tres meses de retraso en un cobro suponen perder un 20% del beneficio de esa factura?

Tras tener en cuenta todas las desventajas de facturar “a mano”, Sage ha elaborado una infografía para que dejemos de perder el tiempo con esta tarea.

Errores de facturar «a mano»

Los errores en el proceso de facturación son más comunes de lo que creemos. Aunque se dedique todo el tiempo del mundo, contar con herramientas como Excel y no con programas de facturación especializados en ello puede hacer que equivocarnos sea algo muy común en el día a día. Estos son algunos de los más comunes:

• Confundir el departamento o destinatario. El hecho de trabajar con varios clientes requiere prestar vital atención a la hora de poner los datos a quien va emitida la factura y mandarla. Podemos pensar que si confundimos el destinatario de la factura basta con corregir el error y enviar una disculpa al cliente. Pero no. Si tuviéramos alguna cláusula de privacidad en el contrato con el cliente, este tipo de error es mucho más serio.

• No desglosar bien la factura. A veces, al trabajar sobre un Excel para facturar, nos imposibilita desglosar la factura al máximo para evitar malentendidos con los clientes. O, simplemente, que se desconfiguren las fórmulas para hallar los importes o nos equivoquemos en los cálculos y emitamos una factura errónea.
• No especificar las fechas de vencimiento o asignar una forma de cobro errónea. Normalmente, si las facturas no llevan una fecha de vencimiento, deben ser pagadas en un máximo de 30 días, pero para ahorrarnos problemas mejor haz este pequeño esfuerzo e incluir la fecha en la que se espera cobrar la factura.
• Olvidarnos de los impagos. Suele ocurrir que, cuando se acumulan varias facturas o clientes, uno o más clientes caigan en el impago de facturas o devoluciones y olvidemos reclamar el mismo. El problema reside en que hasta que no llevemos un control exhaustivo de esta partida, no podremos intervenir.
• Retrasarse a la hora de enviar las facturas. A veces hemos creado un proceso tan complejo de facturación que el envío de las mismas termina retrasándose. Es importante recordar que ser puntual con el envío de las facturas nos ayudará a cobrarlas a tiempo.
• Facturas mal personalizadas. A veces, al trabajar sobre Excel, por ejemplo, no conseguimos dar un toque personal a las facturas. Sin embargo, al hacer esto olvidamos que dar un toque distintivo que diferencie tus facturas a los demás es una estrategia más para promocionar nuestro negocio, un logo, una imagen, un eslogan…
• No guardar copias de las facturas. Seguro que más de uno se identifica con esta situación: ir a contrastar una factura y…¡sorpresa! No la tenemos. Esta situación nos puede llevar a otras como: no conseguir cobrar alguna factura que no identifiquemos, no poderla declarar, etc.

¿La solución? Un software de facturación o contabilidad

A pesar de todos los inconvenientes que hemos visto hasta ahora, a día de hoy, miles de empresas siguen empeñadas en hacer facturas con Excel o Word, dos programas más útiles para otras tareas.

¿La solución? Contar con una solución de contabilidad y facturación que nos ayudará a gestionar toda la información contable de la empresa y reducir al mínimo el tiempo que lleva facturar y controlar los cobros mes a mes.

Aquí agrupamos algunas ventajas de implementar un programa de facturación online en nuestro negocio:

• Se agrupan las facturas de manera correlativa y automática, ya no habrá que perder el tiempo buscando cuál era el último número de factura que emitimos.
• Acceso a las facturas desde cualquier lugar (ordenador, tableta, teléfono). Es más, es posible visitar a los clientes y facturar en el mismo momento.
• Personalización de la plantilla de factura que deseemos enviar con el logo, imágenes, colores o mensajes personalizados.
• Información unificada, al englobar en la misma plataforma presupuestos, albaranes, facturas e información de los clientes.
• Seguimientos de cobros y devoluciones.
• Ganar tiempo, para dedicarlo a otras tareas que sí requieran de más atención.