El ERP como herramienta para mejorar la toma de decisiones empresariales

Un ERP es más que una herramienta de gestión. Impulsa la competitividad de la empresa, mejora la productividad y ayuda a crear valor. Además de mejorar la toma de decisiones empresariales.

• En el marco de la planificación global de negocios, los líderes empresariales ven la modernización de las herramientas de gestión como un factor clave para el crecimiento.
• Un ERP tiene que proporcionar aplicaciones y funciones de alto nivel y debe ser capaz de responder a las necesidades de todas las áreas de negocio. Además de proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones clave.

“To be or not to be, that is the question”. El gran William Shakespeare ya lo planteó en su Hamlet, siendo considerada esa primera frase del soliloquio del príncipe danés, Ser o no ser, esa es la cuestión, como la síntesis de los procesos mentales de indecisión y duda.

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Y ello nos conduce a la pregunta clave de este post, ¿cómo podemos tomar buenas decisiones? La palabra decisión, según sus raíces griegas, proviene de krisis, del verbo krinein, que significa separar, juzgar, decidir. Se trata de un proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes opciones o formas posibles para resolver diferentes situaciones, en cualquier ámbito: empresarial, laboral, económico, familiar, personal, social, etc.

La herramienta clave en la toma de decisiones

En la empresa, la toma de decisiones va relacionada con encontrar las mejores soluciones en cada momento. Así como que sean lo más beneficiosas para la organización.

En ese proceso, resumiéndolo de forma muy simple, hay 3 preguntas clave que debes hacerte:

• ¿Cuál es el problema o situación que hay que resolver?
• ¿Cuál es el objetivo que quieres alcanzar con la implementación de esta decisión?
• ¿Cómo medirás el éxito de tu decisión?

Para ello, necesitarás disponer de datos veraces y de calidad, más que basarte en corazonadas o intuiciones o experiencia. Que no digo que no haya que tenerlas en cuenta, pero que mejor sustentarlas en algo más sólido.

Esto me viene al dedillo para dar visibilidad a tu mejor aliado, el ERP, como herramienta para apoyarte en la toma de decisiones, puesto que disponer de tecnología y procesos adecuados para recopilar datos y sopesar objetivamente los pros y los contras, es sin duda la clave para evitar tomar decisiones equivocadas.

La toma de decisiones es un acto humano

Sí, es así. Una acción o reacción humana frente a una situación, sea la que sea.

A veces, es inmediata frente a peligros para la persona. No hay tiempo a pensar, se hace y punto. Es reactiva. Puede ser agresiva, violenta, suave, temperamental, amable, precisa, valiente, cobarde, etc. Pero siempre se lleva a cabo para mejorar la situación que la genera. Sea con resultado positivo o negativo para el individuo, pues eso sólo se sabrá con lo que provoque la acción posterior.

Pero en el subconsciente racional o irracional de la persona, se intenta tomar la mejor decisión posible. Para, posteriormente, hacer su seguimiento, es decir, evaluar o medir las consecuencias de esa decisión a inmediato, corto, medio o largo plazo.

Todos nosotros tomamos decisiones desde que nacemos. Muchas de ellas son de forma instintiva o intuitiva. Otras son fruto de la experiencia vivida. Es una constante del ser humano, ya que sin tomar o no decisiones se avanza a nivel personal.

También existe la indecisión, claro está, pero a su vez es un estado decidido, aplicado por cada uno y, por tanto, para mí, vale como si fuese una decisión. Y si no es así, quien no haya tomado buenas o malas decisiones en su vida que tire la primera piedra.

Pues en la empresa es lo mismo. Las decisiones las toman personas de forma individual o colectivamente. Seguramente dentro de un marco estructurado programado o no, pero con la finalidad de que sean lo más beneficiosas para el colectivo, para la empresa.

Esas decisiones se llevan a cabo de forma transversal, individualmente o colectivamente, sustentadas en información y también siempre, en aras de mejorar el punto anterior en que se está antes de decidir.

Un programa ERP es más que una herramienta de gestión.

Por qué un ERP es tu mejor aliado para apoyarte en la toma de decisiones

No voy a extenderme en lo que es un ERP. En este post, dispones de enlaces que lo describen y explican exhaustivamente.

Recuerda que, para que un ERP sea tu aliado fiel, deberás parametrizarlo a tus necesidades. “Educarlo” en el tipo de información procesada que precisas. Darle de comer, es decir introducir o recabar toda la información en tiempo y forma por todos tus colaboradores. Identificar los objetivos a conseguir en todas las áreas en las que necesitas evaluar, para hacer seguimiento de tus decisiones y medir  la consecución de objetivos/presupuestos.

A raíz de esas buenas praxis, paso a enumerar algunos de los puntos fuertes del ERP, que sirven como palancas de apoyo y ayuda para tomar decisiones.

Calidad del dato

Es uno de los puntos clave para disponer de información veraz porque, indistintamente desde donde procedan los datos, un ERP los almacena, los procesa, los evalúa e integra en una única base datos.

Si en tu empresa se aplica una auténtica cultura de calidad del dato, no debes preocuparte de la información que obtengas, pues será fiable. Deberás confiar en ello como premisa clave. Lo contrario sería estar sufriendo por la incerteza y te provocaría indecisiones como a Hamlet.

Un estudio llevado a cabo por las firmas Forrester Consulting y Celonis («Tendencias en la mejora de procesos y ejecución de datos”) demostró que el 41% de las organizaciones evaluadas tuvo dificultades para convertir sus datos en decisiones.

Que un 71% de las empresas utiliza diez o más aplicaciones para ejecutar un único proceso y que el 72% sigue utilizando métodos manuales que limitan la visibilidad de los procesos. No obstante, un 61% de los responsables en toma de decisiones utilizará, o está evaluando hacerlo, el uso de la “minería” de datos, en los próximos 12 meses.

Por tanto, el dato como tal es vital para convertirlo en acciones a tiempo real. Porque en el citado estudio se constata que más de la mitad de las 800 empresas encuestadas, utilizan datos con más de 1 día de antigüedad.  Como puedes suponer, eso no ayuda a poder tomar decisiones inmediatas.

Automatismos

Si “educas” adecuadamente a tu ERP, podrás programar tareas, acciones o alertas de las cuales dependa la toma de decisiones (tanto inmediatas como a medio o largo plazo). Déjame que ahora exponga, a qué me refiero con decisiones inmediatas, a medio o largo plazo.

En las organizaciones se toman decisiones según distintos niveles de quién las toma o según tipología. Por ejemplo, las generadas por dirección, las estratégicas, las tácticas, las operativas, las que pueden tener riesgo, las individuales, etc. Como ves, multitud de orígenes o situaciones y, en cada una de ellas, con distintas necesidades de reacción o inmediatez en la acción.

Las de tipo estratégico, táctico o de dirección seguro que requieren un tiempo más extenso en la recopilación de información, análisis, evaluación y maduración de las decisiones. Y, por tanto, de las soluciones. Por ello, deben trabajar con varias alternativas, conocer alcances de impacto, de los riesgos que comporta, si afecta a temas legales, etc. No obstante, el dato sigue siendo un factor importante en el proceso de ese tipo de toma de decisiones en cualquiera de sus etapas. Y un ERP puede aportar mucho en todo ese proceso.

Las de tipo operativo o del día a día, suelen ser aquellas en las que se debe dar respuesta con más celeridad. Y no por ser “menores” dejan de ser importantes, ya que tomar malas decisiones ante un problema, por ejemplo, de solvencia, liquidez o rotura de la cadena de suministro, por no detectarlo a tiempo, influirá en otros procesos decisorios que se estén evaluando.

Cómo nos ayudan estos automatismos en la toma de decisiones

Y es aquí, donde el ERP, con sus automatismos, sus alertas programadas, sus procesos internos, nos debe de ayudar. Automatismos y alertas que se habrán creado ad hoc para que salten o iluminen momentos críticos en los que alguien o varias personas, deban tomar decisiones. Momentos de riesgo de impagos, cobros, falta de liquidez a “n” plazos, falta de determinada materia prima o productos, bajas de clientes, subida de precios o márgenes no programados, exceso de emisiones de CO_2, incidencias en fabricación o logística o calidad de servicio y un largo etc., que es conveniente de tener contemplado en la puesta en marcha del ERP.

Si lo tienes en cuenta, seguro que tendrás un aliado fiel, tu ERP pendiente de todos estos procesos por los que estarás cubierto para la toma de decisiones empresariales inmediatas.

También estos automatismos sirven para dirección o mandos intermedios, para hacer un seguimiento de determinados procesos en los que, evaluando un determinado comportamiento, puedan llevar a tomar decisiones estratégicas a corto medio o largo plazo.

Inteligencia de negocio

Un ERP 360 o de última generación, dispone de elementos que le permiten tomar decisiones de forma desasistida o con un Ok de alguien una vez presentada la situación y la/s soluciones a adoptar.

Como ya se ha mencionado anteriormente, la “inteligencia” de tu ERP será proporcional a cómo lo hayas “educado/parametrizado”. Pues aprenderá de cómo lo hayas hecho y, lo más importante, irá acumulando experiencias de la información generada y de cómo tus colaboradores usan la aplicación.

Porque el ERP se aprende según se va usando. Dispone de herramientas capaces de identificar situaciones previamente definidas y proporcionar ayudas en tiempo real.  Por ejemplo, si usas reiteradamente una determinada opción de programa, más manual o repetitiva, te puede ofrecer otras vías de acción más efectivas. O si, por ejemplo, exportas tus productos o servicios y utilizas moneda extranjera en esas transacciones, si detecta posibles cambios de divisa antes, durante o después de tu proceso de venta o compra, te puede informar de la situación y proponerte fechas, rutas, proveedores alternativos a lo inicial.

Dentro de lo que se denomina Business Intelligence o Inteligencia de negocio están los KPI’s (key performance indicator) o indicadores de negocio. Una especie de “semáforos” o gráficos o lo que se precise, que te proporcionan, de una forma muy visual, el cómo late el corazón de tu negocio, según lo que tú hayas previsto que necesitas saber.

Junto a las alarmas y automatismos, los KPI’s son otra forma de estar en posesión de tomar decisiones desde el dato cierto, confiable y seguro.

Aplicar inteligencia de negocio real, basada en datos veraces, construidos gracias a la experiencia y conocimiento de todos los integrantes de la empresa, es vital para la competitividad y sostenibilidad del negocio.

Predicciones

Fruto de los puntos anteriores, un ERP puede ser capaz de predecir escenarios o situaciones de riesgo, anticipar incidencias, problemas, bajas de clientes o saber cómo mejorar la fidelización de los existentes, etc.

En este caso, ya no sólo se trata de generar datos sobre los procesos que se están produciendo o se han producido en/dentro de tu negocio, lo verdaderamente importante es anticiparse al futuro, a predecir, a ver más allá. Eso es lo que te aporta un ERP como valor añadido.

Basándose en:

• un histórico de datos de calidad,
• la definición de tus objetivos/presupuestos,
• la suma de controles diarios internos de los procesos,
• las conexiones a diferentes fuentes de información internas o externas,
• la aplicación de la inteligencia de negocio creada por ti
• y otros factores que cada sector de actividad puede necesitar,

el ERP puede adelantarse en detectar situaciones críticas o que precisen la toma de decisiones empresariales anticipadas que puedan ser urgentes o no para la compañía.

La verdadera evolución de los ERP está ligada a poder anticipar, detectar y avisar en el momento justo a la/s persona/s adecuada/s.Para ello, debes conseguir que tu software sea un colaborador más de tu negocio, ayudándote y aprendiendo a partir de toda la información disponible. Que te permita generar ese dato, esa KPI clave personal y que te ayude a tomar la mejor de las decisiones posible, o incluso, que te proponga varias y, en su caso, hasta que la pudiera aplicar o consultar previamente.

Por eso y por otros muchos puntos fuertes, un ERP es tu aliado en la mejora de la toma de decisiones para ti y tu negocio.

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Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.